E-Rechnung ab 2025: Was du als Unternehmer jetzt wissen und tun musst
Die E-Rechnung ist kein optionales Zukunftsthema mehr — sie ist Pflicht. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Und ab 2027 gilt die Pflicht auch für das Versenden. Was genau auf dich zukommt und wie du dich am besten vorbereitest, erfährst du in diesem Artikel.
Stephan Pagnia
Was ist eine E-Rechnung überhaupt?
Wichtig vorab, denn hier gibt es das häufigste Missverständnis: Eine PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung. Auch wenn du deine Rechnung als PDF per E-Mail verschickst, gilt sie im Sinne des Gesetzes nur als "sonstige Rechnung".
Eine echte E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz in einem maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem die Formate XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (eine Kombination aus PDF und eingebetteten strukturierten Daten). Der entscheidende Unterschied: Diese Formate können automatisch von Buchhaltungssystemen eingelesen und verarbeitet werden — ohne dass jemand die Daten abtippen muss.
Die Fristen im Überblick
Die Einführung erfolgt gestaffelt. Das ist wichtig zu verstehen, weil für Empfang und Versand unterschiedliche Regeln gelten.
Seit 1. Januar 2025 — Empfangspflicht für alle. Jedes inländische Unternehmen im B2B-Bereich muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Für diese Empfangspflicht gibt es keine Übergangsfrist und keine Ausnahmen — sie gilt unabhängig von der Unternehmensgröße. Selbst Kleinunternehmer und Unternehmen aus dem Heilberufebereich müssen E-Rechnungen entgegennehmen können. Für den Empfang genügt technisch bereits ein E-Mail-Postfach.
Bis Ende 2026 — Übergangsfrist beim Versand. In dieser Zeit dürfen weiterhin Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden, sofern der Empfänger zustimmt.
Ab 1. Januar 2027 — Versandpflicht für größere Unternehmen. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro müssen dann im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028 — Versandpflicht für alle. Spätestens jetzt müssen alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen ausstellen. Die Übergangsregelungen laufen vollständig aus.
Wer ist betroffen — und wer nicht?
Betroffen sind grundsätzlich alle inländischen Unternehmen, die Geschäfte mit anderen inländischen Unternehmen abwickeln (B2B). Das gilt unabhängig von Größe oder Rechtsform.
Einige Ausnahmen gibt es allerdings. Reine Rechnungen an Privatpersonen (B2C) fallen nicht unter die Pflicht. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und Fahrausweise dürfen weiterhin in anderer Form ausgestellt werden. Und Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung befreit — müssen E-Rechnungen aber trotzdem empfangen können.
Was du jetzt konkret tun solltest
Auch wenn die Versandpflicht für viele erst 2027 oder 2028 greift — die Empfangspflicht gilt bereits. Diese Schritte solltest du zeitnah angehen.
Empfang sicherstellen. Richte eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein und kläre, wer dafür verantwortlich ist. Deine Buchhaltungssoftware sollte E-Rechnungen einlesen und darstellen können.
Archivierung klären. E-Rechnungen müssen im Original-Format elektronisch aufbewahrt werden — die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre. Ein Ausdruck reicht nicht aus. Stelle sicher, dass deine Systeme revisionssicher archivieren.
Software prüfen. Kann dein aktuelles System E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und später auch versenden? Falls nicht, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um über eine Umstellung nachzudenken — bevor der Zeitdruck kommt.
Prozesse frühzeitig umstellen. Auch wenn du die Versandpflicht noch nicht triffst: Wer früh umstellt, profitiert schneller von den Vorteilen — schnellere Abläufe, weniger Fehler, keine manuelle Erfassung.
Die E-Rechnung ist mehr Chance als Last
Der Umstieg bedeutet zunächst Aufwand. Aber die E-Rechnung bringt echte Vorteile: Strukturierte Daten fließen direkt in die Buchhaltung, Tippfehler und Medienbrüche entfallen, Prozesse werden schneller und günstiger. Was heute wie eine lästige Pflicht wirkt, ist mittelfristig ein echter Effizienzgewinn.
Wie wir dich unterstützen
Als digitale DATEV-Kanzlei begleiten wir dich durch die Umstellung — vom Empfang über die Verarbeitung bis zur rechtssicheren Archivierung. Wir sorgen dafür, dass deine Prozesse rechtzeitig E-Rechnungs-fähig sind und du die Fristen entspannt einhältst.
Du bist dir unsicher, wo dein Unternehmen gerade steht oder was konkret zu tun ist? Sprich uns an — wir schauen gemeinsam auf deine Situation und finden den passenden Weg.
